6 nguyên tắc của các công ty hàng đầu về dịch vụ khách hàng

Các công ty làm dịch vụ tốt nhất có chung những niềm tin về tầm quan trọng của văn hóa các mối quan hệ và cách ứng xử. Những niềm tin này dù được thể hiện theo nhiều cách khác nhau nhưng vẫn cùng nhau hình thành được những nguyên tắc hoạt động cốt lõi của mỗi công ty. Theo Bob Livingston, cựu giám đốc kinh doanh của Công ty Lipton - một công ty của Unilever, sáng lập kiêm tổng giám đốc điều hành của Công ty REL Communications chuyên tư vấn về dịch vụ khách hàng thì có những nguyên tắc sau đây.

1. Các nhân viên được đối xử bình đẳng

Ở các công ty làm dịch vụ tốt nhất, hệ thống thứ bậc vẫn được đặt ra để xác định nhiệm vụ và công việc của các thành viên, nhưng khi thực hiện công việc, để giúp mọi người cùng tạo được chất lượng dịch vụ tốt thì các nhân viên được đối xử bình đẳng như nhau, được cung cấp phương tiện làm việc tương xứng với yêu cầu dịch vụ.

2. Xem khách hàng nội bộ là quan trọng nhất

Ở các công ty làm dịch vụ tốt nhất, các nhân viên luôn cảm thấy tầm quan trọng của mình, được tôn trọng và được đối xử tốt. Các công ty này hiểu rằng thái độ và cách ứng xử là những yếu tố có tính lây lan và cách đối xử của họ đối với các nhân viên sẽ ảnh hưởng đến cách các nhân viên đối xử với khách hàng. Hiển nhiên, không nên nghĩ rằng việc xem trọng nhân viên đồng nghĩa với việc xem nhẹ khách hàng. Việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng là công việc của tập thể và các thành viên làm tốt sẽ làm cho tập thể tốt hơn.

3. Xem thái độ làm việc và khả năng hòa hợp với văn hóa công ty là yếu tố quan trọng nhất khi tuyển dụng

Điều tệ hại nhất làm cản trở sự phát triển của các công ty là tuyển dụng những người không thể hòa hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Vì vậy, các công ty hàng đầu về dịch vụ thường quan tâm chọn các ứng viên có thái độ làm việc và khả năng hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp, sau đó sẽ đào tạo cho họ các kỹ năng làm việc cần thiết.

4. Các nhân viên được trao nhiều quyền để chủ động phục vụ khách hàng thật tốt

Để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, các công ty thường trao nhiều quyền cho các nhân viên để họ có thể thỏa mãn thật tốt nhu cầu của khách hàng. Việc công khai tuyên dương các nhân viên đã chủ động giải quyết các vấn đề khó mà khách hàng đặt ra cũng được coi trọng. Các nhân viên được khuyến khích phát huy tính sáng tạo trong giải quyết vấn đề, hạn chế việc hỏi ý kiến hoặc xin phép cấp trên.

5. Tinh thần làm việc đồng đội được chú trọng

Trong môi trường làm việc không có những “siêu sao” (dù vẫn có thứ bậc trong tổ chức) thì ai cũng phải nỗ lực làm việc và còn biết hỗ trợ nhau để cùng hoàn thành nhiệm vụ. Sự thành công của tập thể bao giờ cũng được đặt lên trên thành công của cá nhân.

6. Công nhận thành tích và khen thưởng là một công cụ quan trọng

Trong nền văn hóa của doanh nghiệp chuyên làm dịch vụ, sự công nhận phải mang tính sáng tạo và có ý nghĩa, nếu không, kết quả sẽ đi ngược lại với những điều mà tổ chức mong muốn. Để công nhận chất lượng dịch vụ tuyệt vời của một nhân viên, cách làm hiệu quả nhất là phải sớm đánh giá được kết quả tốt của nhân viên đó bằng lời khen chân thành hoặc thư viết tay, sau đó biểu dương trước các đồng nghiệp. Muốn vậy, nhà quản lý phải là người biết lắng nghe nhìn nhận thực tế một cách khách quan.