Quyết định thành lập doanh nghiệp là một quyết định quan trọng đối với
bất kỳ nhà đầu tư nào, đặc biệt là những người mới khởi nghiệp.
Sau quyết định quan trọng đó, chính là lúc các nhà đầu tư tiến hành
các thủ tục pháp lý để thành lập doanh nghiệp. Thủ tục pháp lý thành lập
doanh nghiệp hiện nay khá đơn giản và thời gian xin cấp giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh cũng không dài, nên có rất nhiều doanh nghiệp được
thành lập trong những năm gần đây.
Trong giai đoạn tiền thành lập này, các nhà đầu tư thường có khuynh
hướng tập trung vào các vấn đề thương mại khác của doanh nghiệp như tìm
hiểu thị hiếu khách hàng tiềm năng, chọn địa điểm kinh doanh, tìm nguồn
vốn, nguồn nhân lực, nguồn cung cấp để phục vụ cho dự án kinh doanh...
Việc làm thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thường
được nhà đầu tư xem nhẹ và coi là bước thủ tục phải làm mà không đặt
trọng tâm vào. Tuy nhiên, trong thực tế có một số vấn đề pháp lý phát
sinh có liên quan đến thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
mà các nhà đầu tư (đặc biệt là những người mới khởi nghiệp) cần lưu ý.
1. Cần xác định ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp
Xác định được ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp rất quan trọng
vì ngoài thủ tục đăng ký kinh doanh thông thường, ở một số loại ngành
nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có
chứng chỉ hành nghề, hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của
ngành nghề đó mà pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các
điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.
Hiện nay pháp luật doanh nghiệp quy định ba loại hình của ngành nghề
kinh doanh chính mà đòi hỏi nhà đầu tư phải thỏa mãn thêm một số yêu cầu
đối với việc đăng ký kinh doanh, đó là: (i) các ngành, nghề kinh doanh
có điều kiện, (ii) các ngành, nghề kinh doanh phải có vốn pháp định, và
(iii) các ngành, nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề.
Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện như nêu ở (i) thì tùy
từng ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ được yêu cầu phải: (i)
xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành
nghề kinh doanh đó (ví dụ như đối với ngành sản xuất phim, doanh nghiệp
phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do Cục Điện ảnh cấp
trước khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh); hoặc (ii) đáp ứng các quy
định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; quy
định về phòng cháy, chữa cháy, trật tự xã hội, an toàn giao thông và quy
định về các yêu cầu khác đối với hoạt động kinh doanh tại thời điểm
thành lập và trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ như
kinh doanh vũ trường, karaoke).
Đối với ngành nghề kinh doanh phải có vốn pháp định như nêu ở (ii) ở
trên (ví dụ như kinh doanh bất động sản phải có vốn pháp định 6 tỉ đồng,
dịch vụ đòi nợ phải có vốn pháp định 2 tỉ đồng), các nhà đầu tư phải
chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền (cụ thể là xác nhận của ngân hàng).
Đối với ngành nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề như nêu ở
(iii), ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, thì tùy
theo từng loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh
nghiệp phải có chứng chỉ hành nghề.
Do đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng cho nhà
đầu tư. Nhà đầu tư cần phải chắc chắn là mình có thể thỏa mãn các điều
kiện pháp lý để có thể xin được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước
thay vì lo tập trung cho các công việc khác mà phải tốn kém chi phí, ví
dụ như đặt cọc thuê nhà, thuê mướn nhân viên) rồi cuối cùng nhận ra là
mình chưa đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.
2. Cần xác định nguồn vốn điều lệ
Các nhà đầu tư cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà đầu tư sẽ
dùng để góp vốn thành lập doanh nghiệp (ví dụ như tiền đồng, ngoại tệ,
vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản...).
Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền đồng, ngoại tệ tự do
chuyển đổi, vàng thì cần phải được các thành viên, cổ đông sáng lập
hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp
vốn và hạch toán kế toán, thuế của doanh nghiệp.
Các nhà đầu tư cần thiết phải trao đổi với nhau để thống nhất phương
thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập doanh nghiệp hay
thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau - và có thể đưa vào trong
hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp (xem phần 6 bên dưới).
Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi doanh nghiệp được thành lập
xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định
giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình
trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Cần xác định số lượng thành viên góp vốn và loại hình doanh nghiệp
Số lượng các thành viên góp vốn cũng ảnh hưởng đến loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sau này.
Nếu chỉ có một nhà đầu tư duy nhất, loại hình doanh nghiệp sẽ có thể
là doanh nghiệp tư nhân với cơ chế quản lý là chủ doanh nghiệp, hay là
công ty TNHH một thành viên đối với trường hợp nhà đầu tư là tổ chức với
cơ chế quản lý có thể là hội đồng thành viên (nếu có từ hai người đại
diện theo ủy quyền trở lên) hay chủ tịch công ty (nếu chỉ có một người
đại diện theo ủy quyền) hay chủ tịch công ty nếu nhà đầu tư là cá nhân.
Nếu có từ hai nhà đầu tư trở lên thì các nhà đầu tư sẽ chọn lựa giữa
việc thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên (có hội đồng thành
viên) hay công ty cổ phần (có hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ
đông).
Mỗi loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý có những thuận lợi (ví
dụ như thay đổi cổ đông sở hữu dưới 5% tổng số cổ phần của công ty cổ
phần không phải thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty cổ
phần có thể phát hành trái phiếu, chỉ cần một nhà đầu tư là đã có thể
thành lập công ty TNHH) và những khó khăn (ví dụ như công ty cổ phần thì
các cổ đông sáng lập không được chuyển nhượng cổ phần trong ba năm đầu
thành lập, công ty cổ phần phải có ít nhất ba cổ đông sáng lập, lương
trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân không được coi là chi phí hợp lý, hợp
lệ của doanh nghiệp tư nhân).
Do đó, các nhà đầu tư cần phải biết trước để chọn lựa loại hình doanh
nghiệp và cơ cấu quản lý cho phù hợp. Chọn lựa sai có thể tạo sức ỳ, là
lực cản tăng trưởng hay thậm chỉ làm cho doanh nghiệp bị phá sản.
4. Cần lựa chọn tên cho doanh nghiệp
Đặt tên cho doanh nghiệp cũng như đặt tên cho đứa con tinh thần của
mình. Nó là thương hiệu của doanh nghiệp, mà từ nó có thể mang đến thành
công hay thất bại cho doanh nghiệp. Hiện tại pháp luật cho phép đặt tên
cho doanh nghiệp có thể là tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu
có), tên viết tắt.
Tuy nhiên, việc đặt tên cho doanh nghiệp cần phải đáp ứng một số quy
định cũng như không được trùng với tên của những doanh nghiệp cùng ngành
nghề đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc.
5. Cần xác định địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm địa điểm trụ sở chính
của doanh nghiệp thành lập và cả địa điểm của các cơ sở kinh doanh của
doanh nghiệp (nếu có). Mặc dù quy định về đăng ký kinh doanh được áp
dụng thống nhất theo Luật doanh nghiệp 2005 và các văn bản hướng dẫn thi
hành, nhưng trên thực tế, xuất phát từ đặc thù riêng biệt mà ở địa
phương có thể có những hạn chế, hay những điều kiện nhất định mà doanh
nghiệp ở đó phải tuân theo.
Ví dụ, gần đây Sở Giao thông Vận tải Tp.HCM đang cho lấy ý kiến một
số sở, ngành liên quan trước khi trình UBND thành phố chính thức ban
hành danh mục các tuyến đường, đoạn đường, thậm chí cả một khu vực tạm
ngưng không cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh các loại hình dịch
vụ, thương mại tập trung đông người như siêu thị, nhà hàng, trung tâm
tiệc cưới, trung tâm thương mại, trung tâm đào tạo...
Do đó, việc kiểm tra xem địa điểm kinh doanh dự kiến có được cơ quan
cấp phép địa phương chấp thuận hay không trước khi thương lượng thuê nhà
cũng rất quan trọng mà nhà đầu tư cần lưu tâm trước khi nộp hồ sơ đăng
ký kinh doanh.
6. Cần có hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp
Hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp là hết sức quan trọng và
cần thiết đối với trường hợp doanh nghiệp do nhiều nhà đầu tư tham gia.
Tuy nhiên, hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư
trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu
cầu phải có trong hồ sơ đăng ký kinh doanh mà thôi.
Tuy vậy, ngay cả với những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không
có yêu cầu thì các nhà đầu tư cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận
thành lập doanh nghiệp để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà
đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.
Hợp đồng hoặc thỏa thuận này sẽ bao gồm những quyền và nghĩa vụ của
từng bên trong quá trình chuẩn bị thành lập doanh nghiệp cho đến khi bắt
đầu tiến hành đăng ký kinh doanh và ở giai đoạn doanh nghiệp mới thành
lập, xử lý trường hợp doanh nghiệp không thể thành lập được... những vấn
đề mà điều lệ mẫu của cơ quan cấp phép của địa phương không quy định
(ví dụ như các thỏa thuận chuyển nhượng vốn giữa các thành viên góp vốn,
cổ đông sáng lập trong tương lai; vấn đề bảo mật thông tin giữa các nhà
đầu tư; những cam kết riêng lẻ về những vấn đề hợp tác đầu tư giữa các
bên trong tương lai...).
Nói tóm lại, tùy từng trường hợp riêng biệt của nhà đầu tư mà những
công việc pháp lý (như được nêu ở trên) cần chuẩn bị trước khi đăng ký
kinh doanh. Sự tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng của nhà đầu tư trong giai
đoạn này sẽ giúp cho việc tiến hành đăng ký kinh doanh sau đó được thuận
lợi hơn rất nhiều, tránh được những sự từ chối hoặc yêu cầu bổ sung,
chỉnh sửa từ cơ quan đăng ký kinh doanh, tiết kiệm được thời gian, công
sức và tiền bạc để doanh nghiệp có thể nhanh chóng đi vào hoạt động sản
xuất, kinh doanh.
Nguồn: Thời báo KTSG
Khi một người định khởi sự doanh nghiệp không biết nên bắt đầu với loại
kinh doanh nào, nhưng lại có một số ý tưởng kinh doanh, thì sau đây là
một số lĩnh vực chính đáng để thử nghiệm nếu tuổi trẻ còn là lợi thế của
bạn.