6 bước để doanh nghiệp truyền thông hiệu quả trên mạng xã hội

Sáu bước này có thể giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp phương tiện truyền thông xã hội vào chiến lược kinh doanh của mình.

Các bước thực hiện mạng xã hội doanh nghiệp.

Với bản chất luôn phát triển của hoạt động kinh doanh và sự mở rộng phạm vi hoạt động toàn cầu của các công ty, các công cụ truyền thông của doanh nghiệp cũng cần phải có sự phát triển tương ứng để cho phép họ duy trì được lợi thế cạnh tranh trong thị trường hiện nay.

Những phương thức tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác của doanh nghiệp hiện nay phức tạp và linh hoạt hơn nhiều. Áp lực cạnh tranh, được kết hợp với khả năng truy cập thông tin trực tuyến dễ dàng, đặc biệt là từ các thiết bị điện thoại thông minh, đã hình thành nên một sự kỳ vọng của doanh nghiệp rằng các hoạt động cộng tác cần phải diễn ra tức thời. Các câu hỏi cần được trả lời sau vài giây thay vì vài phút hoặc vài ngày, khi mà mọi người trên toàn thế giới tương tác với nhau tựa như là họ đang ở trong cùng một căn phòng.

Rõ ràng là các phương thức tương tác của các nhân viên đang thay đổi một cách căn bản. Để nâng cao mức độ thành công, các tổ chức cần phải hợp nhất các cơ sở hạ tầng và các kênh truyền thông truyền thống của họ với một tổ hợp đa dạng hơn các công cụ cộng tác, bao gồm cả mạng xã hội và các môi trường xã hội.

Truyền thông xã hội bao gồm việc kết hợp các công cụ truyền thông truyền thống, như điện thoại và video, với các công cụ mạng và môi trường xã hội mới hơn. Khuynh hướng tích hợp này đang nâng hoạt động cộng tác doanh nghiệp lên một tầm cao mới, và đổi mới cách thức truyền thông của các doanh nghiệp và con người.

Phương tiện truyền thông xã hội giúp cho các nhân viên ở phân tán về mặt địa lý hợp tác làm việc với nhau một cách dễ dàng và đang làm thay đổi một cách hữu hiệu phương thức các doanh nghiệp hoạt động và đáp ứng các nhu cầu của thị trường.

Dưới đây là sáu bước để có thể dễ dàng tích hợp phương tiện truyền thông xã hội vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Xác định những công cụ mạng xã hội đang sử dụng

Mọi người trong tổ chức của bạn có đang sử dụng mạng xã hội Twitter không? Họ có tài khoản Facebook không? Nếu có thì đó hẳn là một tin vui vì doanh nghiệp của bạn đã có bước đi đầu tiên. Chỉ cần nhìn quanh bạn sẽ thấy mọi người đang di chuyển cùng với chiếc máy tính bảng, thực hiện các cuộc gọi bán hàng trên máy điện thoại BlackBerry và gửi những tin nhắn Tweet cho đồng nghiệp và bạn bè.

2. Xác định cách quản lý tốt nhất các phương thức tương tác này

Hãy tự hỏi “Làm thế nào để tôi có thể giúp mọi người hoàn thành công việc một cách tốt hơn và có hiệu quả hơn trên các mạng xã hội của họ?”. Yếu tố then chốt là truyền thông theo thời gian thực. Việc giúp thực hiện tìm kiếm kiến thức chuyên môn dựa trên những con người trong mạng xã hội của bạn cho phép công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn. Các công cụ phân tích trong mạng xã hội giúp phát hiện ra những con người mà bạn nên kết nối và cộng tác làm việc trong một dự án nhất định căn cứ trên kiến thức của họ về một chủ đề nào đó, dù đó là vấn đề về pháp luật hay vấn đề về giá cả.

Khía cạnh thời gian thực cho phép người sử dụng biết được ai là người đang sẵn sàng (available) ở thời điểm hiện tại. Nó ước tính nhu cầu về chia sẻ thông tin trong một cuộc gọi điện thoại hội nghị và xây dựng lịch trình tổ chức cuộc họp. Điều đó cũng có thể hữu ích trong việc kết nối với một chuyên gia tư vấn bên ngoài. Nếu bạn kết nối với ai đó sử dụng mạng xã hội, bạn có thể mời họ tham gia một cuộc họp và sử dụng một công cụ với các tính năng đồng soạn thảo để cùng làm việc trên một văn bản tài liệu – chẳng hạn như là một hợp đồng. Một điều mà trước đây có thể phải mất nhiều giờ, thậm chí là nhiều ngày thì hiện nay có thể được hoàn thành chỉ trong vòng vài phút.

3. Khả năng tích hợp thông suốt

Các phần mềm về kết nối xã hội cho doanh nghiệp cho phép mọi người có thể chia sẻ cập nhật thông tin và files, cộng tác trên wikis, blogs và các cộng đồng, 

và kiểm soát dòng chảy của thông tin thông qua các công cụ phân tích.

Khi quyết định xem tổ chức của bạn nên sử dụng những công cụ xã hội nào, hãy nhớ rằng các nhân tố quan trọng nhất chính là tính dễ dàng, đơn giản và khả năng tích hợp. Hãy bảo đảm là bạn chọn lựa các công cụ xã hội có thể hoạt động tương thích được với các hệ thống điện thoại của doanh nghiệp. Nếu bạn có các hệ thống video thì các công cụ xã hội cũng cần phải có khả năng tích hợp với các thiết bị video đó nữa.

Bởi vì lực lượng làm việc di động được dự báo là sẽ đạt tới con số hơn 1,19 tỉ người vào năm 2013 (theo số liệ của công ty nghiên cứu toàn cầu IDC), khả năng hỗ trợ các thiết bị di động là đặc biệt quan trọng. Những hệ điều hành khác nhau hỗ trợ điện thoại thông minh, máy tính bảng và các thiết bị khác hiện nay cần phải được tích hợp với chiến lược truyền thông xã hội của bạn.

4. Ý thức đầy đủ về vấn đề an ninh và bảo mật thông tin

E-mail và nhắn tin tức thời (instant messaging) luôn đi kèm với những rủi ro riêng, như virus, thư rác và các vụ tấn công lừa đảo. Tương tự như vậy, mạng xã hội cũng đi kèm theo những rủi ro riêng về sự rò rỉ thông tin. Chúng ta có thể khuyến khích việc ứng dụng mạng xã hội bằng cách đào tạo mọi người về cách thức sử dụng mạng xã hội một cách phù hợp. Không phải mọi thứ đều có thể được đăng tải một cách rộng rãi, và các nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có ý thức và sự hiểu biết về những gì là có thể và những gì là không thể được chia sẻ trên diễn đàn công cộng. Nhiều sản phẩm cung cấp các cơ chế kiểm soát có thể hỗ trợ việc bảo đảm tuân thủ quy định bằng cách cho phép một số nội dung đăng tải (posts) bị chặn lại. Và hãy bảo đảm rằng bạn lưu lại thông tin để luôn có một bản ghi lịch sử của những gì đã được thông tin trên mạng xã hội.

5. Tập trung vào những lợi ích của mạng xã hội

Nếu muốn đo lường những lợi ích của mạng xã hội doanh nghiệp, hãy xem xét năng suất làm việc và hiệu quả làm việc chung của nhân viên. Nếu ai đó có thể dễ dàng tìm kiếm một người khác thông qua các kết nối xã hội thì họ có xác suất tìm được thông tin cao hơn. Kết quả chung là việc xử lý công việc mất ít thời gian hơn, nhưng những tài liệu quan trọng cũng cần phải được áp đặt thêm các biện pháp kiểm duyệt. Ví dụ, một bản đề xuất, có thể được đưa ra trên mạng xã hội nhưng trước đó bắt buộc phải trải qua sự kiểm duyệt của nhiều người hơn.

6. Hiểu rõ khả năng tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp triển khai các hình thức cộng tác, mạng xã hội, có thể có những khoản tiết kiệm chi phí bổ sung từ việc quản lý chi phí truyền thông. Mọi thứ đều được tích lũy: máy điện thoại để bàn có thể không được sử dụng khi một nhân viên không ngồi làm việc tại bàn hay thường xuyên đi công tác; chi phí các cuộc gọi điện thoại quốc tế có thể rất đắt đỏ; và các gói cước dữ liệu trên các thiết bị di động cũng vậy. Việc loại bỏ được những chi phí này tạo ra những khoản tiết kiệm cụ thể và có thể dễ dàng được lượng hóa.

Lý do để vấn đề truyền thông xã hội có ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức luôn luôn mở, luôn luôn được kết nối hiện nay là rất rõ ràng. Những thách thức về truyền thông không chỉ còn là việc kết nối con người trong các phiên đàm thoại một đối một nữa, mà là sử dụng nhiều loại công cụ mạng xã hội và công cụ phân tích khác nhau để xác định cách thức tốt nhất để tiếp cận với một người và bảo đảm khả năng truy cập thông tin nhanh chóng hơn.

Với khả năng truy cập dễ dàng vào các công cụ xã hội mới, có khả năng đơn giản hóa việc kết nối con người, giờ đây, việc thành lập các nhóm làm việc, không phụ thuộc địa điểm-văn phòng của họ ở đâu và ra một quyết định gần như tức thời đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nhìn chung, những tổ chức đã khai thác được giá trị của phương thức truyền thông xã hội trong quá trình họ phát triển trở thành một doanh nghiệp hoạt động trên mạng xã hội sẽ vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh.

Theo Phạm Thị Thu Diệp

Giám đốc Bộ phận Phần mềm của IBM Việt Nam.

TBKTSG

5 câu thần chú của Đức Phật cho một ngày làm việc hoàn hảo

Nhiều người trong chúng ta thường ngồi trong công sở với những lời ca than về công việc, người quản lý, hay nhân viên. Vậy hãy nghe theo những lời răn của nhà Phật dưới đây và xem chúng giúp ích bạn thế nào.

Theo một góc nhìn thú vị trong cuốn sách nổi tiếng thế giới: 'Being Buddha at Work', hiện tồn tại một phong cách lãnh đạo rất được quan tâm và hưởng ứng, theo đó, các CEO (giám đốc điều hành) hay các CSO (Chief Spiritual Officer – giám đốc tinh thần) luôn tâm niệm theo những điều răn của Đức Phật. Họ xây dựng những tổ chức thành công, trường tồn mãi với thời gian nhờ nắm vững những quy luật căn bản của sự lãnh đạo, làm việc nhóm, kết nối, thay đổi, giải quyết mâu thuẫn xung đột và chế ngự sự căng thẳng.

Điều đặc biệt là mục đích của họ không hướng doanh nghiệp của mình trực tiếp vào hai chữ “lợi nhuận”, thay vào đó, họ lại tập trung làm tăng các giá trị tinh thần, lý trí, cảm xúc – và chính những giá trị này sẽ dẫn đến những lợi ích tài chính to lớn về sau. Người công nhân hạnh phúc nhất cũng là người công nhân có năng suất nhất, những người công nhân năng suất sẽ tạo ra nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Phật Tổ đã hy sinh cả cuộc đời mình để chỉ lối cho con người tới với tự do, thoát khỏi khổ ải – trong đó có cả những khó khăn trong công việc. Dưới đây là 5 lời thần chú giúp bạn làm dịu nhẹ những vất vả công sở thường nhật, thêm năng lượng cống hiến nhiều hơn, và tạo nên những ngày làm việc hoàn hảo.

Thần chú thứ nhất: Mỗi ngày đều là ngày vui

Theo sử sách ghi chép, đại sư Yun Men khi ngồi giác ngộ cho những môn đệ của mình đã nói:

“Ta không hỏi về những ngày trước hôm 15 của tháng, hãy kể ta nghe về những ngày sau hôm 15” Không một ai có câu trả lời, và sau đó, đại sư đã tự giải đáp cho tất cả “Mọi ngày đều là ngày vui.”

 

Quá khứ đã qua rồi và không ai có thể làm gì để thay đổi chúng. Tương tự như vậy, tương lai vẫn còn chưa đến và cũng không ai có thể can thiệp thay đổi. Không ai có thể dự đoán tương lai. Đại sư Yun Men thực chất đang muốn đánh giá liệu chúng ta có đang lo lắng vô ích về thời gian, về quá khứ cũng như tương lai hay không. Mục đích của người chỉ hỏi về hai chữ duy nhất: “Hiện tại”, khoảnh khắc của sự thức tỉnh. Thật vô nghĩa khi phải chia rõ ràng thành ngày, tháng, năm, và sống như thể chúng ta đều đang chạy đua trên một cuốn lịch. Từ góc nhìn của Thiền, chẳng có quá khứ hay tương lai.

Chúng ta không phải những tờ lịch vô tri, chúng ta giống với những chiếc đồng hồ. Chúng ta biết và nắm bắt những khoảnh khắc đang xảy ra. Đôi tay luôn hướng đến “Hiện tại”. Không có những hôm trước ngày 15, cũng chẳng có những ngày sau đó. Chúng ta chỉ tập trung năng lượng sống và làm việc cho chính những giây phút này – và hãy nhớ, mỗi ngày đều là một ngày vui !

Thần chú thứ hai: Không có gì là thiếu, không có gì là thừa

Mọi thứ đều hoàn toàn rộng mở

Không có gì thiếu, cũng chẳng có gì thừa

Nắm giữ hay từ bỏ

Và bạn sẽ đánh mất Chân như

(Sengcan, “Niềm tin trong tâm trí”)

Sư tổ Sengcan đã từng miêu tả về một con đường tuyệt vời, lối đi của những bậc hiền triết, theo đó chính con người chúng ta mới là những người tạo nên những khái niệm như “quá nhiều” hay “quá ít’. Nhưng trong tâm trí Đức Phât, mọi thứ tồn tại với đúng bản chất của nó, không thiếu thốn, không dư thừa. Và vì sự đánh giá là vô nghĩa, sẽ chẳng có những đau khổ gây ra bởi sự so sánh hay phán xét.

Đức Phật có thể quan sát những email, đống giấy tờ bề bộn trên bàn làm việc của bạn, những công việc chất đống trong vali, và người sẽ chỉ nói một câu đơn giản “Cứ vậy đi”. Người không phải chịu những căng thẳng, đau khổ vì trong tâm trí người chẳng hề tồn tại khái niệm về sự quá tải hay quá ít trong khối lượng công việc. Thay vì kêu ca với những đầu việc đang hiện hữu, hãy học cách chấp nhận. Khi không còn phải chịu sự đau khổ bởi những lời ca than do chính mình gây ra, chúng ta sẽ giải phóng năng lượng làm việc, cả thể chất lẫn tinh thần, từ đó, tự do tìm đến với sự thanh thản.

Thần chú thứ 3: Hãy luôn đối tốt với chính mình

Tôi khoẻ mạnh về thể xác

Tôi khoẻ mạnh về tinh thần

Tôi giải thoát khỏi những nỗi sợ hãi

Và tôi tìm thấy bình yên

Đức Đạt Lai Lạt Ma đã đi truyền thụ khắp nơi, lần này qua lần khác, về sự thật giản đơn rằng: Mục đích sống của chúng ta là trở nên hạnh phúc. Nhưng liệu loài người đã thực sự lắng nghe ? Dường như là không, khi chúng ta vẫn luôn quay về những mô thức khiến mình cảm thấy khó chịu, đau khổ.

Ngài đã trải qua vô vàn những khó khăn, vất vả trong cuộc sống, nhưng giống với những người dân Tây Tạng khác, trong bất cứ hoàn cảnh nào, họ đều mỉm cười bình an. Tại sao ? Bởi vì hạnh phúc thực sự nằm trong chúng ta chứ không phải đến từ những thành công, ban thưởng hay danh vọng từ bên ngoài. Nó xuất phát từ chính sự bình an trong tâm trí, dựa trên niềm tin và những chân giá trị.

Hãy nhớ rằng, những mức lương hấp dẫn, những lời tán dương của mọi người, địa vị cao sang không phải là đích ngắm trong cuộc sống, nếu chỉ dựa vào những "phưong tiện" đó để cảm thấy vui sướng trong phút chốc thì bạn cũng sẽ mau chóng cảm nhận nỗi buồn chán quay về. Hạnh phúc đích thực luôn tồn tại và hiện hữu – ngay trong bản thân mỗi người chúng ta. Hãy đối tốt với chính bản thân mình, tìm thấy chân hạnh phúc và bạn sẽ ngay lập tức lan toả điều đó ra những con người xung quanh.

Thần chú thứ 4: Giàu có là một điều tốt

Khi anh ta sử dụng tài sản của mình một cách chính đáng, nhà vua sẽ không chiếm giữ, trộm cướp cũng không lấy mất, lửa không thể thiêu, lũ không thể cuốn, những đứa con cháu không xứng đáng cũng chẳng có lấy một đồng. Tài sản của anh ta, sử dụng hợp lý, luôn dẫn đến những kết quả tốt đẹp, và không bao giờ bị lãng phí.

(Samyutta Nkaya)

Phật Tổ không hề chỉ trích việc con người kiếm tiền, hay thậm chí trở nên giàu có. Đoạn kinh trên muốn chỉ ra một điều: Khi những con người chính trực trở nên giàu có, họ chia sẻ cho gia đình, cộng sự, bè bạn - họ cho đi vì những lý do đáng trân trọng, hướng đến sự hạnh phúc chân chính. Viễn cảnh đó, đơn giả là chẳng có gì đáng để chê trách.

Trong cuộc sống bề bộn ngày nay, hãy nhìn về tấm gương của tỷ phú hiền triết Warren  Buffett. Tài sản không tốt cũng chẳng xấu, nó luôn mang tính trung gian. Tiền bạc là công cụ chúng ta sử dụng cho những mục đích vị tha và cao thượng, hoặc cũng có thể gây nên xung đột hay huỷ hoại người khác. Sự tốt đẹp luôn song hành cả với giàu có lẫn nghèo khổ. Sự tốt đẹp bắt nguồn từ chính những lựa chọn khôn ngoan.

Thần chú thứ 5: Những rắc rối của người khác chỉ đơn giản là vấn đề của chính họ

Đối xử với mọi người cách mà anh ta đối xử với bạn

Anh ta sẽ bị đào thải và bạn sẽ tự do

(Jataka)

Chúng ta dường như đều cùng trải qua một hoàn cảnh giống nhau trong công việc: Cộng tác với những ông sếp tồi hay những đồng sự khó chịu. Thậm chí, có thể bạn đang trải nghiệm điều đó ngay lúc này !

Nhưng hãy nhớ rằng, đó không phải là vấn đề của bạn. Những vấn đề phát sinh từ rắc rối của họ vẫn luôn thuộc về họ. Bạn thực sự chỉ đang cảm nhận và chịu đựng hệ quả từ những rắc rối đó. Còn bản chất, nguồn gốc nảy sinh khó khăn vẫn luôn ở lại với những con người kia.

Theo lời dạy của nhà Phật, hãy tránh khỏi “nghiệp chướng” của những người khác và lo cho chính những hành động của mình. Còn nếu bạn thực sự muốn tham gia bài khảo nghiệm học tập từ những khó khăn – Hãy “yêu mến” những con người đang gặp rắc rối trong công việc. Họ sẽ cho bạn những bài học tuyệt vời mà không ai có thể cho. Một ngày nào đó, bạn có thể sẽ nhìn lại và nhận thấy mình đã thực sự trở nên mạnh mẽ, kiên cường, nhẫn nại, vị tha,….chính nhờ những năm tháng làm việc cùng những con người “khó chịu” như vậy.

 Thái Dương

Theo TTVN/Huffingtonpost